南京信息职业技术学院
采购管理实施办法（修订）
第一章总则
第一条为规范学院采购行为，加强资金使用管理，保障和促进学院事业的发展，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购非招标采购方式管理办法》、《中华人民共和国招标投标法》等相关法律、法规，特制定本办法。
第二条本办法适用由学院为主体开展的采购活动。
1、本办法所称采购，是指使用学院财政性资金采购货物、工程和服务的行为；包括财政预算资金和纳入财政管理的其他资金。
2、本办法所称采购，是指有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。
3、本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等，包括有形物和无形物；商标专用权、著作权、专利权等知识产权视同货物。
4、本办法所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等；以及与建设工程相关的勘察、设计、施工、监理等。
5、本办法所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象，包括各类专业服务、信息网络开发服务、金融保险服务、运输服务，以及维修与维护服务等。
第三条学院采购遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。
第四条学院采购实行无预算不采购原则。
1、采购项目必须有学院核准批复的预算。
2、采购各阶段出现项目超预算时暂停实施，待预算调整后方可继续执行。
3、跨年采购项目，除总预算外，明确分年度支付计划。
第二章采购分工和职责
第五条学院采购过程应当包括采购立项、采购审批、采购评审、签订合同、验收及交付、报销等环节。
1、使用部门负责采购立项并主导采购项目的验收及交付。
2、国有资产处和项目组共同负责完成采购审批、采购、验收及交付等工作；项目组接受国有资产处的指导，负责具体实施采购项目。
3、国有资产处负责确定采购方式及采购文件的制定；负责采购合同的签订，合同采用会签制度。
4、服务、耗材类采购项目，报销由使用部门负责；固定资产类采购项目报销，由国有资产处负责；工程采购类项目报销，由预算所在部门负责。
第六条学院采购立项的审批权限、环节设置依据预算金额进行区分。
1、预算0.5万以内采购项目，由使用部门负责人（含预算负责人）签批实施，至少双人参与采购，只须填写《采购立项表》报原件至国有资产处存档备案。
2、预算0.5万（含）至2万元以内的项目，由分管院领导签批实施。如使用除单一来源谈判外各种采购方式，由使用部门自行组织采购立项、采购、验收，填写《采购立项表》和《采购情况登记表》并报原件至国有资产处存档备案，无须填写《采购审批表》和签订合同。如选择单一来源谈判采购方式，采购立项后按单一来源谈判程序办理。
3、预算2万元（含）以上的项目，使用部门提交《采购立项表》，项目组、国有资产处组织实施采购审批、采购、签订合同、验收等。
第七条 使用部门负责采购立项。
1、使用部门负责填写《采购立项表》。《采购立项表》包含以下关键信息：项目预算代码、项目预算金额、项目描述及基本技术要求。
2、使用部门在填写《采购立项表》前，明确本部门参与项目组、验收组的人员名
单，并建议项目组、验收组组长人选。
3、项目组成员必须为学院员工，组长应具备中级以上职称或科长以上职务。预算金额20万以内的项目，项目组成员不少于三人，使用部门可在本部门人员范围内组织成立项目组，也可邀请其他部门相关专业人员参加项目组，其中组长建议人选须为本部门人员。预算金额20万（含）以上的项目，由使用部门、相关职能部门和国有资产处联合成立项目组，项目组成员不少于五人，其中使用部门在本部门人员范围内推荐不少于三人，其余人员由相关职能部门或国有资产处推荐，组长建议人选原则上由使用部门负责人担任。
4、为加强过程管理，验收组和项目组同时成立。验收组人员基本要求与项目组相同。项目建设和验收工作遵循“岗位不相容”原则，项目组成员原则上不兼验收组成员。验收组成员一般应具备对项目组相应成员的管理职责或技术指导能力。
5、监察、审计人员参与项目组、验收组按监察、审计相关规定确定。
6、项目组、验收组组长由全体组员推荐选举产生。组内决策实行民主集中制，可以表决。
7、使用部门在提出基本技术要求时，可以推荐品牌和型号，但应不少于三种。
8、单台设备（含软件）预算超过10万元时需另行填写《大型仪器设备采购论证报告》。
9、进口设备采购立项后，需按照《政府采购进口产品管理办法》相关规定执行。
第八条项目组在国有资产处指导下负责完成采购立项中提出的建设任务。
1、项目组负责填写《采购审批表》，确定项目的子项目（标段）。对每一个子项目，项目组分别确定：企业资质要求，详细技术要求，组价清单，供货期，质保期等。
2、采购立项后，所有工程类采购项目或总项目中的工程类子项目（标段）由后勤服务中心组织实施，使用部门推荐人员参与项目组、验收组工作。除单独设立建设指挥部的项目，工程项目原则上由后勤服务中心工程管理科科长担任项目组组长，后勤服务中心分管工程管理科的部门负责人担任验收组组长。
3、项目组在国有资产处指导下开展采购项目考察，提交考察报告。
4、项目组结合使用部门推荐品牌和型号，对性能参数、工艺要求等作进一步的细化。
5、项目组向供应商解释项目技术需求。
6、项目组指定人员在采购前向评审小组进行项目介绍及答疑，项目组成员原则上不能成为该项目评审专家。
7、项目组参与采购合同的拟定。
8、项目组执行采购合同，监督成交供应商对采购合同的履约情况。
9、项目组组长为采购项目唯一的变更签字许可人。采购项目变更应签订补充合同（协议）或工程签证单。所有补充合同（协议、工程签证单）的总金额累加原则上不得超过原合同采购金额的10%。
10、项目组先行组织预验收，形成集体意见后项目组组长发起验收申请。
11、项目组保持和使用部门、职能部门和验收组的沟通。
第九条国有资产处负责采购合同的签订，采购合同由学院财务预算、监察、法律等方面工作人员会签。
1、成交价高于2万元（含）的采购项目，须签订采购合同。
2、采购合同履行中，学院需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与乙方协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额原则上不得超过原合同采购金额的10%。
第十条验收组负责采购验收。
1、验收组全程参与采购项目建设过程。验收组设置验收时间节点，分别开展阶段验收和整体验收。项目组按验收时间节点，及时向验收组提出申请。
2、验收组全体成员围绕合同中规定的建设任务可随时提出整改意见；超出现合同之外的，验收组可向项目组提出建议；验收组和项目组意见不一致时，报使用部门负责人或院领导协调。
3、项目组组长发起验收申请后，国有资产处查验基本材料齐备后，组织验收组开展整体验收。
4、验收组根据合同执行符合度、国家强制标准与技术规范、试用情况等开展验收。验收组成员分别出具验收意见，验收组组长组织形成集体意见，验收资料国有资产处存档。
5、验收结束，进入交付使用环节。如果所采购项目有固定资产，该使用部门资产管理员办理登记固定资产登记入库手续，明确资产保管人和资产所在房间。
第十一条报销手续按项目类别区别管理。
1、服务、耗材类项目采购报销由使用部门负责。
2、固定资产类项目报销由国有资产处收集整理采购合同、发票、验收单、固定资产入库单，执行报销手续，如果同一采购项目里面既有固定资产也有服务、耗材，服务、耗材不再单列，报销手续统一由国有资产处办理。
3、工程采购项目由预算所在部门负责报销，一般为后勤服务中心。专项中包含工程费用的，工程部分子项目建设归口后勤服务中心管理，验收交付后由预算所在部门负责报销。
第三章采购方式及流程
第十二条采购可采用以下方式：
1、委托代理采购；
2、校内公开招标；
3、竞争性谈判；
4、竞争性磋商；
5、单一来源谈判；
6、询价；
7、网上商城；
8、邀请招标；
9、监督管理部门认定的其他采购方式。
第十三条采购方式的选择由预算额度决定。
1、预算100万（含）以上项目，以及预算超过50万元（含）以上的专业设备原则上委托代理采购。
2、预算50万元（含）到100万以内的项目原则上采用校内公开招标方式采购。
3、预算0.5万元（含）到50万的项目除校内公开招标方式，还可以采用竞争性谈判、竞争性磋商、询价等方式采购。如只能选择单一来源谈判采购，立项后按单一来源谈判程序申请。
4、隶属省级网上商城政府采购目录的采购项目采用网上商城方式采购。
5、隶属省级协议供货目录的采购项目（具体额度和范围，以当年省采协议供货目录为准），在协议供货范围内直接指定多家供应商开展谈判或询价。
6、上级明确规定采购方式的项目，按上级文件执行。
7、评标小组、谈判小组、磋商小组、询价小组等均应由三人以上的单数组成。
第十四条采用校内公开招标方式的，应当遵循下列程序：
1、从招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止不得少于20日。
2、货物服务招标采购的评标方式分为最低价评标法、综合评标法：
1）最低价评标法是指以价格为主要因素确定中标候选供应商的评标方法，即在全部满足招标文件实质性要求前提下，依据统一的价格要素评定最低报价，以提出最低报价的投标人作为中标候选人的评分方法，适用于标准定制商品及通用服务项目；
2）综合评分法是指在最大限度地满足招标文件实质性要求前提下，按照招标文件中规定的各项因素进行综合评审后，以评标总得分最高的投标人作为中标候选人的评标方法。采用综合评分法的，货物项目的价格分值占总分值的比重（即权值）为30%至60%；服务类项目的价格分值占总分值的比重（即权值）为10%至30%。执行统一价格标准的服务项目，其价格不列为评分因素。
3、在校内公开招标采购中，出现下列情形之一的，应予废标：
1）符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足三家的；
2）出现影响采购公正的违法、违规行为的；
3）投标人的报价均超过了采购预算；
4）因重大变故，采购任务取消的。
4、废标后，项目组按照招标流程重新启动；如需要采取其他方式采购的，经评标小组同意后项目组应及时填写《采购方式变更申请表》并提交院领导审批。
第十五条采用竞争性谈判方式采购的，应当遵循下列程序：
1、从谈判文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不得少于三个工作日。
2、项目组在国有资产处指导下制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。
3、竞争性谈判采用最低价评标法。参加谈判的供应商不得少于三家，符合以下条件的可以允许供应商最低数量为2家：
公开招标的货物、服务采购项目，招标过程中提交投标文件或者经评审实质性响应招标文件要求的供应商只有2家时，经学院批准可以与该2家供应商进行竞争性谈判采购。
4、谈判小组所有成员应当集中与单一供应商分别进行谈判，并给予所有参加谈判的供应商平等的谈判机会。
5、在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，并以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
6、确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。
第十六条采用竞争性磋商方式采购的，应当遵循下列程序：
1、从磋商文件发出之日起至供应商首次响应文件截止之日止不得少于十个工作日。
2、项目组在国有资产处指导下制定磋商文件。磋商文件应当包括供应商资格条件、采购邀请、采购方式、采购预算、采购需求、政府采购政策要求、评审程序、评审方法、评审标准、价格构成或者报价要求、相应文件编制要求、保证金缴纳数额和形式、以及不予退还保证金的情况、磋商过程中可能实质性变动的内容、响应文件提交的截止时间、开启时间及地点以及合同草案条款等。
3、竞争性磋商采用综合评分法。参加磋商的供应商不得少于三家。
4、磋商小组应当集中与单一供应商分别进行磋商，并给予所有参加磋商的供应商平等的磋商机会。磋商文件有实质性变动的，磋商小组应当以书面形式通知所有参加磋商的供应商。
5、确定成交供应商。磋商结束后，磋商小组按照综合评分法对提交最后报价的供应商的相应文件和最后报价进行综合评分，综合排名第一的供应商成为成交供应商。
第十七条采用单一来源方式采购的，应当遵循先申请再审批流程并符合以下程序：
1、单一来源谈判申请审批流程：
1）项目组发起单一来源谈判审批表，充分阐述单一来源谈判理由，收集佐证材料；
2）国有资产处初审后分科研教学和工程服务两类组织专家组论证会，监察室、审计室参会，论证会参会成员分别签署各人意见，明确表示“同意”或者“不同意”，并按表决方式形成集体意见，报分管院领导审批；
3）专家组论证结论未同意采取单一来源谈判方式，项目组应立即采取其它采购方式进行；
4）如项目组无法推进，使用部门认为可以变更技术需求的，应重新立项。
2、学院校网单一来源谈判公示，公示期不少于五个工作日。
3、单一来源谈判谈判要求参照竞争性谈判。
第十八条采用询价方式采购的，应当遵循下列程序：
1、从询价通知书发出之日起至供应商提交相应文件截止之日止不得少于三个工作日。
2、询价采用最低价评标法。参加询价的供应商不得少于三家。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。
3、确定成交供应商。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。
第十九条采用网上商城方式采购的，按照《南京信息职业技术学院网上商城采购办法（试行）》相关规定执行。
第二十条 采用邀请招标方式采购的，严格按照政府采购法相关规定执行。
第四章信息公开和监督检查
第二十一条学院采购信息及时对外发布。
1、预算50万元以内的项目，采购公告发布在南京信息职业技术学院校园网。校内唯一发布网址为校园网首页“南京信息职业技术学院招投标信息”链接下。
2、预算50万元（含）以上的项目，采购公告发布在江苏省政府采购网。
第二十二条成交结果及时对外公布。
1、成交结果在南京信息职业技术学院校网上公示，公示期五个工作日。
2、公示期满无异议后，与成交供应商签订采购合同。
第二十三条国有资产处对每项采购活动的采购文件应当妥善保存，接受组织检查，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。
第二十四条学院监察室是负责学院采购监督管理的部门，依法履行对采购活动的监督管理职责。监督检查的主要内容为：
1、有关采购的法律、行政法规和规章的执行情况。
2、采购范围、采购方式和采购程序的执行情况。
3、 对私自办理、整体项目拆包等违规行为，追究责任。
第五章 质疑与投诉
第二十五条供应商对采购活动事项有疑问的，可以向国有资产处提出实名书面质疑，国有资产处应当在五个工作日内作出答复，答复内容不得涉及商业秘密。
第二十六条供应商如对国有资产处的答复结果仍不满意，可在收到答复后的五个工作日内向学院纪委或监察室提交实名书面投诉函，逾期将不再受理。
第六章法律责任
第二十七条供应商有下列情形之一的，学院将没收其投标保证金并列入不良行为记录名单，在三年内禁止参加我院采购活动，情节严重、涉嫌违法的移送司法机关处理：
1、提供虚假材料谋取中标、成交的；
2、采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；
3、与其他供应商恶意串通的；
4、向学院相关人员行贿或者提供其他不正当利益的；
5、在招标采购过程中与招标小组进行非法协商谈判的；
供应商有前款第1至5项情形之一的，中标、成交无效。
第二十八条本办法由国有资产处负责解释。
第二十九条 本管理办法从发布之日起执行。学院关于采购的其他规定与本管理实施办法不一致的，以本管理办法为准。
南京信息职业技术学院
二0一六年十二月